Электронная почта – это целый кластер технологических (программных и программно-аппаратных) решений из стека TCP/IP (интернет-решений), которые позволяют пользователям обмениваться между собой электронными сообщениями. Наиболее востребованным протоколом для отправки электронной почты стал SMTP, он подразумевает обязательную привязку к доменам (DNS). Хотя существуют и альтернативные реализации почтовых протоколов, в том числе без обязательной привязки к DNS. Для получения почты используются другие протоколы, например, IMAP или POP3. Вместо специальных почтовых клиентов может использоваться web-интерфейс (фактически, это полноценный сайт, позволяющий работать со своим почтовым ящиком).
Таким образом, чтобы организовать свой почтовый ящик, вам нужно владеть своим доменом и специальным почтовым сервером (он будет отвечать за хранение и передачу сообщений). В качестве альтернативы можно арендовать или использовать готовые почтовые ящики и всю необходимую для них инфраструктуру.
Варианты почты со своим доменом
Ниже мы обозначим наиболее распространённые решения, работающие только с SMTP (поверх DNS). Личные почтовые ящики, открытые в популярных почтовых сервисах, мы не рассматриваем, так как их применение в маркетинговых и бизнес-целях подразумевает ряд проблем (нет узнаваемости бренда, желаемое имя пользователя может быть занято другим клиентом, массовые рассылки часто попадают в категорию «спам», нет возможности управления почтовым аккаунтом сотрудника – велик риск потерять его вместе с полезными контактами).
Почта для домена
Подобные услуги оказывают крупные игроки рынка, такие как Google, Яндекс, Mail.ru и т.п. Вероятность того, что сервис закроется или отключится по техническим причинам, ничтожно мала. К преимуществам можно отнести комплексную инфраструктуру (сюда будут включены не только почтовые аккаунты, но и масса дополнительных сервисов, таких как облачное хранилище, таск-менеджеры, продвинутые спам-фильтры, готовые приложения для мобильных и т.п.) и возможность бесплатного использования (во многих случаях за базовый функционал плата не взимается). К минусам: неполный контроль серверной части и жёсткие квоты по количеству пользователей (за дополнительные аккаунты придётся платить, и расходы получаются немаленькие).
Готовые почтовые серверы
Часто услуга предоставляется крупными хостинг-провайдерами. Инфраструктура строится на базе готовых решений (почтовых серверов, антивирусного ПО, спам-фильтров и т.п., во многих случаях есть даже web-интерфейсы), которые уже настроены и готовы к работе. К преимуществам можно отнести полный контроль над серверной частью, техподдержку и отсутствие каких-либо лимитов по количеству аккаунтов (все возможности упираются только в серверную часть). К недостаткам – только сложность администрирования такой инфраструктуры и крупные разовые вложения (особенно, если сервер приобретается в собственность).
Виртуальный или выделенный сервер с самостоятельной настройкой
В отличие от предыдущего варианта, придётся устанавливать и настраивать весь набор ПО лично или с привлечением профильных специалистов. Взамен вы получаете полный доступ к инфраструктуре и максимально гибкую её настройку. Минусы напрашиваются сами собой: нужно вложиться в выделенный сервер (в аренду или покупку) и в его настройку (без профильных знаний это практически невозможно).
Готовые веб-панели для работы с почтой на общем хостинге
С одной стороны, вы получаете почту на своём домене и более-менее прозрачный контроль почтовых ящиков. Типовое ПО, например, Round Cube, Horde IMP, AtMail и т.п., а иногда собственное решение хостера обеспечивает работу с почтой из web-интерфейса. Но, с другой стороны, вы привязываетесь к инфраструктуре своего провайдера, перенести данные к другому хостеру будет сложно, такую услугу оказывают не все, а доступность и качество работы будут низкими (это же shared-хостинг). Брендирование web-клиентов здесь минимальное, поэтому узнаваемость низкая. К тому же, правильно настроить ПО без опыта будет сложно.
Получается, что для крупного бизнеса лучше всего подходят готовые почтовые серверы, так как у них нет никаких ограничений по количеству аккаунтов, а малому бизнесу логично сделать ставку на сервисы от крупных игроков (почта для домена от Яндекса или Mail.ru). На примере последних рассмотрим процесс создания почтовых аккаунтов на своём домене.
Настройка почты для домена Яндекс (Яндекс.Коннект)
Почта для домена Яндекса с недавнего времени перешла под крыло другого комплексного сервиса для бизнеса – Яндекс.Коннект. Он включает в себя несколько продуктов, среди которых есть облачный диск, корпоративный мессенджер, адресная книга и календарь, таск-менеджер/трекер задач, вики-портал, конструктор форм и специальные инструменты администрирования.
Доменная почта Яндекса умеет работать с кириллическими доменами, единственное ограничение – имя пользователя обязательно должно быть в латинице.
Чтобы создать аккаунт в почте для домена, нужно иметь личный аккаунт в Яндекс.Почте. Полный алгоритм будет выглядеть следующим образом:
- Создайте личный аккаунт в Яндексе, если его ещё нет.
- Создайте организацию в сервисе Яндекс.Коннект (нужно указать название компании, ваш личный аккаунт будет иметь статус администратора).
- На главной странице сервиса в карточке инструмента «Вебмастер» нажмите кнопку «Добавить домен». Или нажмите аналогичную кнопку внутри сервиса «Вебмастер».
- Введите свой домен.
-
Подтвердите владение сайтом. Это можно сделать одним из трех способов:
- С помощью ресурсной записи DNS (тип TXT), код нужно вставить в панели управления регистратора вашего домена, после добавления необходимо подождать обновления DNS-системы, оно может занять до нескольких дней.
- С помощью HTML-тега. Специальный мета-тег нужно будет вставить в код главной страницы сайта. Если у вас нет доступа к исходному коду шаблона или к коду страниц, например, как при создании сайта на облачных платформах, нужно использовать специальные формы ввода в панели управления.
- С помощью HTML-файла в корне сайта. Подойдёт этот способ только при наличии доступа к файлам хостинга. Важно использовать правильное название файла.
- Настройте DNS-записи или полностью делегируйте домен на серверы Яндекса.
- Настройте свой первый корпоративный почтовый ящик (это не сложнее процедуры регистрации личной почты). Аккаунты сотрудников создаются в разделе «Все сотрудники».
На процедурах делегирования и настройки DNS-записей остановимся подробнее. Сначала о полном делегировании.
Чтобы делегировать (то есть передать управление доменом), нужно перенаправить домен на DNS-серверы Яндекса. Это делается из панели управления вашего регистратора или его партнёров (если они предоставляют такой функционал).
В качестве DNS-серверов нужно указать следующие записи:
- dns1.yandex.net. (основной);
- dns2.yandex.net. (вторичный).
Буква «d» в начале и точка в конце – это не ошибки.
Если вы делегируете домен на Яндекс, сервис автоматически настроит ресурсные записи для почты. Вам останется только добавить ресурсные записи для переадресации домена на серверы хостинга (это могут быть IP-адреса серверов или конкретные NS-записи, их нужно уточнить у своего хостера).
Если делегировать домен вы не хотите, то потребуется внести специальные ресурсные записи, необходимые для работы почты:
- тип «MX», имя поддомена/хост «@», приоритет «10», значение строки «mx.yandex.net.»;
- тип «CNAME», имя поддомена/хост «mail», значение строки «domain.mail.yandex.net.»;
- тип «TXT», имя поддомена/хост «@», значение строки «v=spf1 redirect=_spf.yandex.net»;
- тип «TXT», имя поддомена/хост «mail._domainkey», значение строки нужно скопировать из настроек (нажмите «Добавить DKIM» рядом с доменом и скопируйте полученный публичный ключ, результирующая строка должна выглядеть примерно так: «v=DKIM1; k=rsa; t=s; p=ЗДЕСЬ_БУДЕТ_ВАШ_ПУБЛИЧНЫЙ_КЛЮЧ»).
Если требуется заполнить поле TTL, везде можно указывать значение «21600».
После обновления DNS-системы изменения вступят в силу (может занять до 3-х суток).
Обратите внимание: если в ресурсных записях уже есть аналогичные строки (CNAME, TXT, MX), то их нужно удалить.
Как подключить почту для домена к CMS
Если вы хотите, чтобы сайт автоматически рассылал сервисные письма с корпоративного адреса, нужно перенастроить штатный почтовик.
Способ настройки будет зависеть от выбранного движка и наличия готовых решений в каталоге приложений (если это применимо к вашей CMS).
Обычно многие движки используют специальный скрипт PHPMailer или PostSMTP (в зависимости от предпочтений разработчиков). Они умеют работать с почтой для доменов, но штатная их настройка сводится к указанию абстрактного имени отправителя и отсутствию необходимых атрибутов для проверки на отсутствие спама.
Если ваш сайт работает на WordPress, можно воспользоваться плагином Configure SMTP или его аналогами.
После установки и активации нужно перейти в настройки и указать:
- SMTP host – «smtp.yandex.ru»;
- SMTP port – 465;
- Secure connection prefix – «ssl»;
- Use SMTPAuth – поставить отметку для использования;
- SMTP username – указать полное имя пользователя (info@moi-domen.ru);
- SMTP password – ввести правильный пароль;
- Sender e-mail – полный адрес отправителя (info@moi-domen.ru);
- Sender name – тут придумайте свою подпись отправителя, например, «Почтовик сайта XXX».
Настройки других CMS будут аналогичными, важно правильно указать необходимость шифрования (SSL), порт, хост, логин и другие параметры.
Теперь письма будут реже попадать в спам и выглядеть «красиво».
Читайте также: сервисы массовых рассылок email.
Выводы
Почта со своим доменом – это не просто «красивый» адрес отправителя. Это целая инфраструктура, которая позволяет наладить более тесный и доверительный контакт с вашими пользователями. С корпоративной почтой вам будут доступны массовые рассылки, отправка служебных сообщений из CMS или даже из CRM-систем. Даже если сотрудники уволятся или решат вам насолить, у вас останется полный контроль над их аккаунтами и перепиской.
Если вам дорог ваш бренд, небезразлична узнаваемость вашей компании, ни в коем случае нельзя использовать личную почту для переписки с клиентами. Как минимум, это будет выглядеть непрофессионально.
